Projectmanagement:
Zit jij als opdrachtgever, Management Team, of projectleider regelmatig met de handen in het haar? Weer een project dat uitloopt, projectmedewerkers die niet beschikbaar zijn of in de stress?
Vanuit de beste bedoelingen starten we allerlei projecten. Je wilt bijvoorbeeld een belangrijke oplossing of innovatie doorvoeren. Helaas vergeten we daarbij vaak dat dezelfde mensen nodig zijn om dat project, en alle reeds lopende projecten tot een goed einde te brengen. Elk project erbij leidt tot nog meer ‘Onder Handen Werk’. Met als gevolg dat projectmedewerkers hun tijd en aandacht over nog meer taken gaan verdelen. Dat leidt tot meer wachttijd, meer Multitasken en dus meer Doorlooptijd voor alle projecten.
De oplossing is simpel, maar contra-intuïtief: Zorg voor minder projecten, want vooral dat leidt tot minder Onder Handen Werk en dus kortere Doorlooptijden!
Maak het Onderhanden Werk zichtbaar
Hoe? Het begint met inzicht krijgen in de zogeheten projectportfolio. Hoeveel projecten lopen er eigenlijk en wat is hun status? Voor die inventarisatie gebruiken we de volgende eenvoudige tabel in Excel met minimaal 5 kolommen:
- Projectnaam
Hoe wordt het project binnen uw organisatie genoemd? - Opdrachtgever
Dit is een (senior) manager die behoefte heeft aan de oplossing die het project levert. De probleemeigenaar, zou je kunnen zeggen. Deze Opdrachtgever geeft de Projectleider de opdracht en het mandaat en regelmatig ook het budget. De Projectleider rapporteert aan deze Opdrachtgever. In middelgrote organisaties is onze aanbeveling dat Opdrachtgevers altijd lid zijn van het Management Team (MT), zodat het MT – als verzameling van alle Opdrachtgevers – makkelijk de portfolio van alle projecten kan managen in een zogeheten ‘Project Board’-vergadering - Projectleider
Welk lid van het projectteam is eindverantwoordelijke, en rapporteert namens het projectteam aan de Opdrachtgever? Dit is niet altijd duidelijk, omdat mensen graag betrokken zijn, maar soms liever niet verantwoordelijk. - Leverdatum
Wat is de realistische, maar ambitieuze datum waarop het projectteam denkt het project af te ronden? Gebruik hier een datum. Dus niet “4e kwartaal” of “oktober” want dat creëert alleen maar onduidelijkheden. De leverdatum kan en zal soms veranderen tijdens een project. En dat is meestal geen probleem, mits de Projectleider en de Opdrachtgever het hierover eens zijn en ze de nieuwe leverdatum (weer) goed vastleggen, zodat het doel helder blijft. - Scope
Wat gaat het project leveren dat van waarde is voor uw organisatie en haar klanten? Dus niet wat het projectteam gaat doen, maar wat gaan ze leveren. Bijvoorbeeld: Afdeling X werkt effectief met nieuwe applicatie Y.
Bespreek de aldus gevulde lijst maandelijks in je MT; is iedereen het eens met de namen, de scope en de leverdatum? Mooi! Dan is het nu zaak om het Onderhanden Werk van actieve projecten te verlagen door …
- Samen te sturen op afronding van projecten, en
- Terughoudend te zijn met het opstarten van projecten.
Stoppen met starten en starten met afronden
Projecten hebben de neiging om lang door te sudderen. Er zijn immers altijd wel losse eindjes. Hoe los je dat op? Wanneer het project de leverdatum nadert of ca. 80% van de ‘scope’ geleverd is, nodigt de Opdrachtgever de Projectleider uit voor een afrondingsgesprek. Niet zelden is dit het eerste inhoudelijke gesprek tussen Opdrachtgever en Projectleider na de start van het project.
Let op: Het afrondingsgesprek vindt altijd plaats vóór de afronding van het project! Voor het afrondingsgesprek vult de Projectleider een afrondingsformulier in. Hierin geeft de Projectleider aan welke Tussendoelen door het projectteam al gerealiseerd zijn en welke nog niet (helemaal). De Opdrachtgever en de Projectleider leggen vervolgens in dit formulier vast welke acties nog door het projectteam worden uitgevoerd en welke zaken in de lijn belegd gaan worden; een soort restpuntenlijst dus. Met deze lijst managet de Projectleider de afronding van het project, waarna de Opdrachtgever het projectteam ‘décharge’ verleent: Het project is klaar, het projectteam wordt ontbonden en het project kan van de projectenlijst.
Op deze wijze zorgen Opdrachtgevers in het MT dat projecten sneller en beter worden afgerond. Dit leidt er toe dat het aantal actieve projecten afneemt, mits het MT tevens het tweede oplossingselement gedisciplineerd toepast: Terughoudendheid in het opstarten van projecten. Anders dweil je immers met de kraan open.
(Tijdelijk) stoppen met starten klinkt lastig, maar is goed te doen. Hoe? Breid de projectenlijst uit met alle ‘projectideeën’ die leven binnen je organisatie: Verbeterideeën of kansen die waarschijnlijk projectmatig uitgewerkt en geïmplementeerd moeten worden. In de lijst worden ze ‘Projectidee’, of ‘Projectvoorstel’ genoemd in plaats van een project in Uitvoering. Op deze manier ontstaat er rust in de organisatie omdat alle projectideeën genoteerd zijn, terwijl ze nog niet in Uitvoering (hoeven te) zijn.
Belangrijk en urgent
In hun maandelijks Project Board-vergadering besluit het MT vervolgens of er in de lijst projectideeën staan die zowel belangrijk als urgent zijn. Urgent wil zeggen dat we niet langer kunnen wachten met de opstart van het betreffende project. Alleen in het laatste geval kan het MT akkoord geven voor de opstart van het project, op voorwaarde dat er die maand ook één of meerdere projecten zijn afgerond. Zijn er deze maand geen projecten afgerond? Start dan ook geen projecten op; op deze wijze koppel je belang en urgentie van projectideeën aan de afronding van projecten, en zorg je ervoor dat er minder projecten in uitvoering zijn. Dit leidt tot minder stress, minder Multitasking en vooral snellere afronding van alle projecten in uitvoering. Met deze relatief eenvoudige interventies op portfolioniveau realiseren Opdrachtgevers aanzienlijk meer en snellere afronding van projecten. En dat is een belangrijk kenmerk van een toekomstbestendige, innovatieve organisatie.
Meer weten? Lees De Projectenfabriek, download de gratis formulieren en meld je aan voor onze nieuwsbrief: www.toc-resultants.com